Gestão de workflow em agências e home office: organização e eficiência

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A gestão de workflow em agências pode tornar a sua empresa mais produtiva e trazer mais qualidade para seus processos. Saiba quais cuidados tomar ao implementar, quais são os seus benefícios e como a tecnologia pode facilitar (e muito!) a gestão de fluxos de trabalho para seu negócio!

Autor: Raphael Pires, editor do blog Agências da Rock Content

A gestão de projetos envolve uma série de desafios para empresas. Afinal, a competitividade do mercado demanda que os processos sejam continuamente otimizados para garantir entregas com menores custos, boa qualidade e rapidez.

Com a maioria das empresas adotando o home office, as ferramentas de workflow também ajudam as equipes a trabalharem em harmonia e de maneira produtiva, garantindo que as informações sejam repassadas entre pessoas e departamentos com clareza. Confira as dicas de gestão de workflow em agências preparada pela iClips!

O que é workflow e para que serve?

Os workflows ou fluxos de trabalho esquematizam um trabalho por meio de diagramas que demonstram as sequências de etapas a serem concluídas dentro de um projeto. Hoje, graças às ferramentas de gestão, esses fluxos de trabalho podem ser automatizados, trazendo mais agilidade nos processos das agências.

Essa metodologia de gerenciamento de projetos traz uma série de vantagens, como:

  • Maior controle de projetos;
  • Facilidade na aprendizagem;
  • Redução de desperdícios;
  • Padronização de processos;
  • Distribuição do trabalho entre a equipe;
  • Implementação melhorias contínuas nos processos.

Reunindo um grande número de informações e organizando-as em uma única página, é possível entender todos os processos em execução dentro de um projeto.

5 dicas para fazer a gestão do workflow em agências

Com a maioria das pessoas trabalhando de home office, garantir a fluidez dos projetos executados na agência é essencial. Por isso, o uso da tecnologia pode servir como um diferencial para poder construir um processo adaptado ao momento que estamos vivendo. Veja como fazer isso!

1) Use um cronograma coerente com a realidade de sua empresa

Tão importante quanto organizar os processos para o fluxo de trabalho, é entender os prazos de sua equipe. A partir disso, você conseguirá estabelecer processos coerentes com a capacidade de seus colaboradores. Outra forma de fazer isso, é conferindo os dados de projetos semelhantes para fazer estimativas mais precisas e, em caso de dúvidas, consultar suas equipes antes de estabelecer um acordo com o cliente.

2) Capacite sua equipe

Qualquer atividade nova requer preparo, especialmente para as agências que estão sempre incorporando tendências tecnológicas e de mídia programática. Para uma implementação eficaz, é preciso garantir que as informações estejam bem organizadas. Assim fica mais fácil assimilar a lógica dos processos, localizar informações e responsáveis, caso seja necessário pedir uma mãozinha.

3) Automatize processos

As empresas lidam com um grande fluxo de informações, portanto, é imprescindível contar com sistemas de gestão que possam automatizar a organização e o monitoramento de workflows. Além de trazer mais agilidade e autonomia para a equipe, os colaboradores têm mais consciência sobre quem está cuidando de cada etapa, em que estágio está o projeto, e o que requer mais atenção.

4) Gerencie e monitore as atividades

O sistema de gestão escolhido para o seu workflow precisa contar com ferramentas que ajudem a monitorar as etapas de cada projeto. Por meio desses recursos, é possível entender a procedência de gargalos, antecipar soluções em tempo hábil, verificar acertos e deslocar ajuda para quem está precisando. 

5) Garanta a integração da equipe

Especialmente para projetos de longa duração, é imprescindível garantir que os membros da equipe estejam alinhados quanto aos processos e à estratégia definida. Por meio de uma cadeia de processos otimizada e continuamente monitorada, as agências podem garantir a entrega de produtos e serviços, reduzir custos de produção e aumentar o valor percebido.

Como a tecnologia ajuda a gerenciar workflows em sua agência?

As ferramentas de workflow além de serem usadas para automatizar processos também permitem acompanhar a performance por meio de indicadores de desempenho, registrados e lançados em tempo real. Isso permite identificar não só gargalos, mas também práticas que agreguem mais valor aos produtos e serviços da sua empresa

Além disso, esse tipo de tecnologia também facilita a aplicação dos processos. Com as informações e todas as tarefas relativas ao projeto organizadas em uma única página, a comunicação e a divisão de tarefas fica simplificada, pois os gestores conseguem visualizar quem está encarregado do quê e quais são os prazos para cumprir cada tarefa. 

No iClips, por exemplo, você consegue pré-definir ou criar workflows personalizados de acordo com o fluxo de informações que o trabalho exige. Da precificação até a geração de relatórios, com um software de gestão para agência, você tem melhor diálogo entre os departamentos e mais dados para seus processos de tomada de decisão.  

Em momentos como que estamos vivendo, ter mais eficiência nos processos realizados pela empresa é algo extremamente importante. Se você tem alguma dúvida sobre como elaborar ou implementar a gestão de workflow em agências, entre em contato com a iClips. Suas perguntas poderão virar pauta no blog deles!